Sist oppdatert 16/03/2022
1. Generelt
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi i Arntzen de Besche Advokatfirma AS («AdeB») behandler personopplysninger om våre klienter, kunder, kandidater, besøkende og eventuelle øvrige involverte personer (heretter samlet benevnt som «registrerte») i forbindelse med juridisk bistand, kunnskapsforvaltning, deltakelse på kurs, foredrag eller øvrige arrangementer, nyhetsbrev, rekruttering, besøk på vår nettside og bruk av informasjonskapsler (cookies).
AdeB er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som angitt i denne personvernerklæringen. Vår forretningsadresse er:
Arntzen de Besche Advokatfirma AS
Besøksadresse: Ruseløkkveien 30, 0250 Oslo
Postadresse: Postboks 2734 Solli, 0204 Oslo
Org.nr.: NO 982 409 705 MVA
2. Dine rettigheter
Som registrert har du på visse vilkår rett til å:
- få innsyn i de personopplysningene vi behandler om deg,
- kreve at feilaktige, unødvendige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger rettes eller kompletteres,
- få personopplysninger om deg slettet,
- kreve at vi begrenser behandlingen,
- protestere mot eventuell direkte markedsføring,
- trekke tilbake eventuelle avgitte samtykker til behandling,
- motta dine personopplysninger i et godkjent format og få de overført til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet), og å
- klage til Datatilsynet dersom du mener at vi har behandlet dine personopplysninger i strid med gjeldende personvernregelverk.
Vi gjør oppmerksom på at det gjelder unntak fra rettighetene nevnt over. Retten til innsyn vil for eksempel kunne begrenses av lovfestet taushetsplikt eller dersom den krenker andres rettigheter eller friheter. Vi kan heller ikke slette personopplysninger som vi har behandlingsgrunnlag for å oppbevare lenger.
Vi vil besvare en eventuell henvendelse fra deg så raskt som mulig, og senest innen én måned etter vi har mottatt din henvendelse, med mindre anmodningenes antall eller kompleksitet nødvendiggjør bruk av ekstra ressurser.
3. Sikkerhet
Adeb har implementert tekniske, organisatoriske og fysiske tiltak for å sikre at behandlingen av dine personopplysninger skjer i samsvar med gjeldende personvernregelverk, herunder i samsvar med GDPR artikkel 32.
Dette innebærer blant annet at vi benytter tekniske tiltak slik som kryptering og tilgangskontroll, og har utarbeidet interne rutiner og retningslinjer, herunder rutiner for risikovurdering av alle leverandører som bistår med behandling av personopplysninger før de tas i bruk.
Alle som jobber i AdeB er underlagt lovfestet og/eller avtalefestet taushetsplikt. Vi sørger også for at alle vi deler personopplysninger med er underlagt egnet taushetsplikt.
4. Deling
For å være i stand til å oppfylle de nærmere angitte formålene med behandlingen av personopplysninger, vil det kunne være nødvendig å dele personopplysningene med, herunder gi tilgang til, øvrige relevante aktører. Dette vil for eksempel kunne involvere:
- Domstoler og øvrige tvisteløsningsorganer;
- Tilsynsorganer- og myndigheter;
- Motparter og andre involverte parter (innenfor rammene av taushetsplikten); og
- Leverandører, slik som leverandører av IT-systemer.
AdeB vil kunne dele eller gi tilgang til personopplysninger til aktører som opptrer i rollen som både databehandler og behandlingsansvarlig. I den grad personopplysninger deles med eller tilgjengeliggjøres for aktører som opptrer som databehandler for AdeB, vil AdeB sørge for at det blir inngått databehandleravtale i samsvar med GDPR artikkel 28. I de tilfeller hvor personopplysninger deles med aktører som opptrer i rollen som felles behandlingsansvarlig med AdeB, vil det bli fastsatt en ordning i henhold til GDPR artikkel 26.
Dersom personopplysninger blir overført til et land utenfor EU/EØS (tredjeland), vil vi sørge for at overføingen skjer på grunnlag av et lovlig overføringsgrunnlag i henhold til kapittel V i GDPR, slik som på grunnlag av standard personvernbestemmelser supplert med analyser, risikovurderinger og eventuelle supplerende tiltak.
5. Kontaktinformasjon
Dersom du har spørsmål til vår behandling av dine personopplysninger eller ønsker å utøve en eller flere av dine rettigheter angitt i punkt 2 over, kan du kontakte oss på privacy@adeb.no
6. Juridisk bistand
6.1 Formål og behandlingsgrunnlag
Når du kontakter oss i forbindelse med behov for juridisk bistand, vil vi behandle alminnelige personopplysninger om deg på grunnlag av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b eller f, nærmere bestemt for å kunne inngå eller oppfylle en avtale om juridisk bistand med deg som privatperson eller representant for et selskap (nødvendig for våre berettigede interesser). Vi vil også behandle personopplysninger for å være i stand til å oppfylle våre rettslige forpliktelser, slik som forpliktelser etter hvitvaskingsregelverket og regnskapslovgivningen.
For behandling av særlige kategorier av (sensitive) personopplysninger og personopplysninger om straffedommer eller lovovertredelser, er vårt behandlingsgrunnlag GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f, nærmere bestemt for å kunne fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.
AdeB opptrer som hovedregel i rollen som selvstendig behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i forbindelse med oppdrag om juridisk bistand. Det er derfor som hovedregel ikke behov for inngåelse av databehandleravtale mellom AdeB og våre klienter. Skulle AdeB unntaksvis opptre i rollen som databehandler i forbindelse med et oppdrag vil det bli inngått databehandleravtale iht. GDPR artikkel 28.
6.2 Type personopplysninger
I forbindelse med oppdrag om juridisk bistand, vil vi kunne behandle følgende personopplysninger om deg og eventuelt øvrige involverte personer (slik som motparter, vitner og andre kontaktpersoner):
- Kontaktopplysninger, slik som navn, telefonnummer, e-postadresse, postadresse, arbeidsgiver og rolle (for klientkontakter);
- Opplysninger for utføring av konfliktsjekk, slik som kontaktopplysninger og informasjon om hva saken gjelder. Konfliktsjekk om virksomhetskunder innebærer normalt ikke behandling av personopplysninger;
- Opplysninger for kontroll etter hvitvaskingsregelverket, slik som ID inkludert kontaktopplysninger og fødselsnummer eller D-nummer;
- Saksopplysninger, som vil kunne innebære et bredt spekter av personopplysninger relatert til saken og sakens involverte personer; og
- Fakturaopplysninger, slik som detaljerte opplysninger om bistanden, e-post eller postadresse for mottak av faktura, og opplysninger om forfall og betaling av faktura.
6.3 Oppbevaring
Vi vil slette eller anonymisere personopplysningene så snart de ikke lenger er relevante for formålene de er blitt behandlet for.
Dette innebærer blant annet at:
- Nødvendige saksopplysninger vil kunne oppbevares i inntil 20 år fra sakens avslutning, for at AdeB skal kunne drive kunnskapsforvaltning og være i stand til å forsvare seg mot eventuelle rettskrav fra, eller sørge for nødvendig oppbevaring på vegne av, klienten;
- Personopplysninger nødvendig for hvitvaskingskontroll oppbevares i fem år fra sakens avslutning i samsvar med pålagt oppbevaringstid etter hvitvaskingsloven; og
- Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale vil kunne oppbevares i tre og et halvt til fem år i samsvar med regnskapslovgivningens oppbevaringskrav for primær- og sekundærdokumentasjon.
Samtykke til behandling, eller en potensiell eller pågående rettslig tvist, vil kunne forlenge oppbevaringstidene angitt over.
7. Markedsaktivteter
7.1 Formål og behandlingsgrunnlag
Dersom du ønsker å delta på et kurs, foredrag eller annet type arrangement i regi av oss, eller ønsker å abonnere på våre nyhetsbrev, vil vi behandle personopplysninger om deg på grunnlag av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a eller f, nærmere bestemt på grunnlag av ditt uttrykkelige samtykke til markedsføring eller filming/billedtaking, eller på grunnlag av våre berettigede interesser i å tilrettelegge for, gjennomføre eller gi deg relevant informasjon om nyheter, kurs, foredrag eller annet type arrangement.
I den grad det er nødvendig å behandle sensitive personopplysninger om deg i denne forbindelse, slik som informasjon om allergier, vil vi behandle disse på grunnlag av ditt uttrykkelige samtykke (jf. GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav a).
7.2 Type personopplysninger
Dersom du ønsker å delta på et kurs, foredrag eller annet type arrangement, eller abonnere på våre nyhetsbrev, vil vi kunne behandle følgende personopplysninger om deg:
- Kontaktopplysninger, i forbindelse med kurs, foredrag eller annet type arrangement, slik som navn, telefonnummer, e-postadresse, postadresse, arbeidsgiver og rolle, studiested og studieår (for studenter);
- Brukeradferd, i forbindelse med utsending av nyhetsbrev og påmelding til kurs, foredrag eller annet type arrangement, slik som hvorvidt e-posten er blitt levert eller ikke, åpnet, klikk, forespørsler om avmelding og rapportering om misbruk;
- Bilder eller video, i forbindelse med kurs, foredrag eller annet type arrangement; og
- Allergier og matpreferanser, dersom det skal serveres mat i forbindelse med kurs, foredrag eller annet type arrangement.
7.3 Oppbevaring
Vi vil slette eller anonymisere personopplysningene så snart de ikke lenger er relevante for formålene de er blitt behandlet for.
Dette innebærer blant annet at:
- Personopplysninger behandlet i forbindelse med et kurs, foredrag eller annet type arrangement, normalt slettes etter at arrangementet er ferdig, eventuelt etter at vi har sendt ut, mottatt og behandlet en eventuell evaluering av arrangementet; og
- Personopplysninger i bilder/video eller knyttet til abonnement på nyhetsbrev slettes dersom du trekker tilbake ditt samtykke til behandling, eller melder deg av nyhetsbrevet.
Samtykke til behandling vil kunne forlenge oppbevaringstidene angitt over.
8. Rekruttering
8.1 Formål og behandlingsgrunnlag
Dersom du sender oss en jobbsøknad, enten direkte eller via en leverandør, vil vi behandle personopplysninger om deg på grunnlag av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a og/eller b, nærmere bestemt på grunnlag av uttrykkelig samtykke fra deg til forlenget lagring av søknad og/eller for å være i stand til å inngå en potensiell ansettelsesavtale med deg.
I den grad det er nødvendig å behandle sensitive personopplysninger om deg i denne forbindelse, slik som eventuelle helseutfordringer, vil vi behandle disse på grunnlag av uttrykkelig samtykke fra deg (jf. GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav a).
8.2 Type personopplysninger
I forbindelse med en rekrutteringsprosess vil vi kunne behandle følgende personopplysninger om deg:
- Kontaktopplysninger, slik som navn, telefonnummer, e-postadresse og postadresse;
- Søknadsopplysninger, slik som søknad, CV, vitnemål og utdanning, nasjonalitet og statsborgerskap, referanser, attester, relevant arbeidserfaring, inkludert nåværende og tidligere arbeidsgiver og rolle;
- Tester og sjekker, slik som personlighetstester, ferdighetstester og bakgrunnssjekker;
- Interne vurderinger; og
- Særlige kategorier av personopplysninger, slik som helseopplysninger, i den grad det er nødvendig for oppfyllelse av våre plikter etter arbeids- eller likestillings- og diskrimineringslovgivningen.
8.3 Oppbevaring
Vi vil slette eller anonymisere personopplysningene så snart de ikke lenger er relevante for formålene de er blitt behandlet for.
Dette innebærer blant annet at:
- Personopplysninger om kandidater som tilsettes og som er nødvendig for det videre ansettelsesforholdet vil lagres, øvrige personopplysninger vil slettes; og
- Personopplysninger om kandidater som ikke får tilbud om stilling slettes normalt så snart rekrutteringsprosessen er ferdig.
Samtykke til behandling, eller en potensiell eller pågående rettslig tvist, vil kunne forlenge oppbevaringstidene angitt over.
9. Besøkende på nettsiden og informasjonskapsler
9.1 Formål og behandlingsgrunnlag
Når du besøker vår nettside vil vi behandle personopplysninger om deg gjennom bruk av informasjonskapsler (cookies). Informasjonskapsler er små tekstfiler som lastes ned og lagres på datamaskinen din eller annen type enhet når du åpner en nettside.
Vi vil behandle personopplysninger om deg gjennom bruk av nødvendige informasjonskapsler på grunnlag av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, nærmere bestemt på grunnlag av vår berettigede interesse i å gi deg tilfredsstillende informasjon gjennom en velfungerende nettside. Videre vil vi kunne behandle personopplysninger om deg gjennom bruk av informasjonskapsler som ikke er nødvendige, herunder gjennom funksjonelle- og statistiske informasjonskapsler. Bruk av informasjonskapsler som ikke er nødvendige forutsetter uttrykkelig samtykke fra deg iht. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Vi innhenter eventuelle samtykker fra deg gjennom vårt cookie-banner når du går inn på nettsiden vår første gang. Du kan til enhver tid endre eller trekke tilbake dine samtykker til bruk av informasjonskapsler som ikke er nødvendige ved å endre innstillingene i nettleseren din.
9.2 Type personopplysninger
AdeB benytter analyseverktøy levert av Matomo. Matomo leverer analyseverktøy i samsvar med personvernregelverket og innebærer ingen overføring til tredjeland. Verktøyet samler inn informasjon om besøkende på vårt nettsted og deres aktivitet på og i tilknytning til denne, for analyse- og rapporteringsformål.
Analyseverktøyet inkluderer bruk av følgende informasjonskapsler:
- _pk_id#
- _pk_ses#
Informasjonskapslene angitt over samler blant annet inn følgende informasjon om deg:
- IP-adresse;
- Valgfri bruker-ID;
- Dato og klokkeslett;
- Tittel på siden som besøkes;
- URL til siden som vises og som ble besøkt forut;
- Skjermoppløsning;
- Tid i brukerens lokale tidssone;
- Filer som er klikket på og lastet ned;
- Lenker til eksterne domener som er blitt klikket på;
- Sidegenereringstid;
- Brukerens lokasjon: land, region, by, omtrentlig breddegrad og lengdegrad (geolokalisering);
- Hovedspråk for nettleseren som brukes;
- Brukeragent for nettleseren som brukes;
- Nettleser;
- Operativsystem; og
- Hvilken enhet som brukes (stasjonær PC, nettbrett, mobil, tv, bil, konsoll, osv.) samt merke og modell.
- Noe informasjon lagret i førsteparts informasjonskapsel som deretter samles inn av Matomo: Tilfeldig unik besøks-ID, tidspunkt for første besøk, tidspunktet for forrige besøk og antall besøk for denne brukeren
For mer utfyllende informasjon, se Matomos hjemmeside.
9.3 Oppbevaring
AdeB vil sørge for å slette eller anonymisere personopplysninger lagret gjennom Matomos analyseverktøy så snart de ikke lenger er relevante for formålene de er blitt behandlet for. Dette sikrer vi gjennom innstillinger og verktøy i Matomo, som tilrettelegger for anonymisering og automatisk sletting av eldre rådata (besøkslogger). Vi vil som hovedregel ikke lagre datalogger lenger enn tre til seks måneder.
10. Øvrig kontakt
10.1 Formål og behandlingsgrunnlag
I den grad du kontakter oss med øvrige generelle spørsmål, herunder via kontaktpunktene oppgitt på vår nettside, vil vi normalt behandle dine personopplysninger på grunnlag av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, nærmere bestemt på grunnlag av vår berettigede interesse i å besvare din henvendelse på best mulig måte.
10.2 Type personopplysninger
Når du kontakter oss, vil vi kunne behandle følgende personopplysninger om deg:
- Kontaktopplysninger, slik som navn, telefonnummer, e-postadresse og postadresse; og
- Spørsmål og behov, som du trenger bistand med.
10.3 Oppbevaring
Vi vil slette eller anonymisere personopplysningene så snart de ikke lenger er relevante for formålene de er blitt behandlet for.
Dette innebærer blant annet at personopplysningene normalt vil slettes når spørsmålet er besvart og behovet er løst, likevel etter noe lenger tid dersom vi har grunn til å tro at det vil kunne være nødvendig å se eventuelle senere kontakt i sammenheng.