I disse «korona-tider» er situasjonen dramatisk for de fleste selskaper og aktører i samfunnet. Det betyr at styret vil ha en aktivitetsplikt utover det som er normalt. Her er noen av de sentrale forhold styret bør ta tak i nå.

Publisert 16. mars kl.16.06

Styret er selskapets øverste ledelsesorgan og har et forvaltnings- og tilsynsansvar. I ekstraordinære situasjoner skjerpes ansvaret. 

I dagens situasjon vil det for det første bety at styrets forpliktelse til å skaffe seg oversikt over selskapets situasjon inntreffer umiddelbart, og at styret oftest ikke bør vente til neste ordinære styremøte med å bli oppdatert. Det kan videre bety at styret må ta aktive og drastiske grep for å støtte administrasjonen i en ekstraordinær situasjon.  Videre må selskapet og styret holde seg orientert om den raske utviklingen som skjer, ofte på daglig basis, vedrørende rettslige endringer og offentlige tiltak. Dersom styret forholder seg passiv eller ikke håndterer situasjonen på en aktsom måte, risikerer det enkelte styremedlem i ytterste konsekvens å pådra seg erstatnings- eller straffansvar.

Selv om det er styreleders oppgave å innkalle til styremøte, kan ethvert styremedlem og daglig leder kan kreve at styret samles for å behandle bestemte saker. Telefonstyremøter vil være naturlig møteform i disse tider.  

Under følger et utvalg av sentrale spørsmål styrer bør stille seg i disse dager, og som bør følges opp mot øverste ledelse. 

Ansatte

Styrets første oppgave er å sikre situasjonen knyttet til dets ansatte. 

• Hvilke tiltak er satt i verk for å sikre liv og helse?
• Hvilke tiltak er satt i verk for å ivareta selskapets drift ifall flere ansatte blir syke? 
• Hva medfører stengte skoler og barnehager for våre ansatte?
• Bør ansatte permitteres?

Drift

• Hvordan blir driften påvirket av koronasmitte i samfunnet, av nytt og inngripende regelverk, samt av andre aktørers tiltak for å forhindre koronasmitte?
• Har vi tilstrekkelig oversikt over situasjonen knyttet til våre kunder og leverandører?  
• Hvordan kan faste kostnader reduseres? Er midlertidig eller delvis stans et alternativ?

Likviditet og risiko

• Nedstengning eller sterkt redusert drift vil ha dramatisk påvirkning på selskapets likviditet. Styret har et særlig ansvar for å følge selskapets likviditet og vil raskt kunne ha en handlingsplikt dersom likviditeten synker. 
• Har styret oversikt over selskapets likviditet, og i så fall per hvilken dato?
• Er det laget ulike scenarier fremover for likviditetsbortfall? Er tidshorisonten og sensitivetsscenariene realistiske, basert på den risiko styret ser nå?
• Er det tatt kontakt med bank og långivere med sikte på likvititetstilførsel, endrede lånevilkår, betalingsutsettelse osv? Bør styret bistå ledelsen aktivt i slik dialog?

Regnskapsavleggelse, compliance

• Hvordan påvirker situasjonen regnskapsavleggelse?
• Er vi i god dialog med revisor, og kan den siste utviklingen påvirke revisors bekreftelse på årsoppgjøret tilknyttet vilkårene for fortsatt drift?
• Når skal styret vedta årsoppgjøret, og kan det gjøres i form av fysisk møte i tråd med kravet i allmennaksjeloven? 

Informasjon og forholdet til aksjonærer, andre interessenter

• Har vi gitt tilstrekkelig, riktig og tidsoppdatert informasjon til våre aksjonærer?
• Bør aksjonærene involveres aktivt i selskapets situasjon? Er det behov for kapitaltilførsel fra aksjonærer?
• Hvordan kan børsnoterte selskaper håndtere informasjonsplikten i en slik ekstraordinær situasjon?
• Bør generalforsamlingstidspunktet opprettholdes, eller skyves nærmere fristen på 30. juni?  Kan vi legge til rette for elektronisk deltagelse på generalforsamlingen?

God virksomhetsstyring, oppfølgning og kriseberedskap

• Tar styreleder en aktiv rolle for å besørge at administrasjonen i nødvendig grad blir bistått av styret, og for at nødvendige handlingsplaner blir besluttet?
• Hvilke tiltak er besluttet og hvordan følges disse opp?
• Har vi en kriseberedskapsplan knyttet til de ulike punktene over, som raskt kan justeres i lys av situasjonen?
• Har vi en informasjonsplan?
• Hvilke implikasjoner får den ekstraordinære situasjonen på virksomhetens overholdelse av lover og regler, interne rutiner mv?
• Hvordan sikrer vi oss løpende informasjon om inngripende endringer i regelverk, offentlige krav og tiltakspakker mv og hvem som har ansvar for at bedriften er oppdatert?
• Hvilke regler gjelder for datterselskaper, kunder, leverandører og viktige samarbeidspartnere i andre land, og hvordan følger vi opp dette?