Hopp direkte til innhold

Nyhetsbrev: Koronaviruset - Kan og bør generalforsamling avholdes som planlagt?

Våren er sesong for ordinære generalforsamlinger, og et stort antall norske selskaper har planlagt avholdelse av slik generalforsamling i ukene som kommer. I dette nyhetsbrevet redegjør vi for hvilken innvirkning koronaviruset får på foretakenes adgang til å avholde generalforsamling, samt hvilket handlingsrom foretakene har, hensett til blant annet gjennomføringsform og tidspunkt. Problemstillingen er særlig aktuell for finansforetak og børsnoterte selskaper med mange medlemmer og aksjonærer, og nyhetsbrevet vil derfor fokusere på slike foretak.

Publisert: 13. mars kl 16.15
Oppdatert: 19.mars kl 19.45

NB: Nærings- og fiskeridepartementet publiserte 18. mars en pressemelding der de varslet at det vil innføres nye regler der allmennaksjeselskaper mv. vil gis midlertid unntak fra kravet om fysiske møter. Dermed vil generalforsamlingene (og andre møter) kunne gjennomføres digitalt: https://www.regjeringen.no/no/aktuelt/ny-side2/id2694027/

Departementet har opplyst at de midlertidige reglene vil tre i kraft innen kort tid, og at disse er en del av den foreslåtte Korona-loven. Forslaget om Korona-loven skal etter planen behandles av Stortinget lørdag 21. mars og tirsdag 24. mars.

Nyhetsbrevet vil oppdateres så snart det foreligger mer informasjon. 

Gjeldende forbud og restriksjoner 

Arrangementer som samler mange mennesker kan gi grunnlag for stor spredning av koronaviruset og sykdommen covid-19. Helsedirektoratet besluttet derfor 12. mars forbud mot en rekke arrangementer og tilbud. Avholdelse av generalforsamling rammes ikke av forbudet.

Imidlertid fattet kommuneoverlegen i Oslo et allment forbud mot alle arrangementer i kommunen med mer enn 500 deltagere med virkning fra 11. mars. Forbudet ble 13. mars oppdatert til å gjelde for alle arrangementer med mer enn 50 deltagere. En rekke andre kommuner har iverksatt lignende tiltak.

I tillegg er enhver arrangør pålagt særskilte informasjonsplikter, samt å ha toaletter og hånddesinfeksjon/såpevask lett tilgjengelig for deltagerne. Myndighetene har også oppfordret til at bruk av webinarer eller lignende vurderes opp mot fysiske arrangementer.

Må generalforsamlingen avholdes ved fysisk møte?

Utgangspunktet for både aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper er at generalforsamlingen avholdes ved fysisk møte. Aksjeloven oppstiller i 5-7 og 5-7a en adgang til, på visse vilkår, å avholde generalforsamlingen ved forenklet behandling og uten fysisk møte. En tilsvarende adgang eksisterer ikke for allmennaksjeselskaper eller finansforetak som ikke er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap. For finansforetak som er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap, gjelder reglene i henholdsvis aksjeloven og allmennaksjeloven. Nyhetsbrevet vil derfor i det videre ikke omtale finansforetak organisert som allmennaksjeselskap særskilt.

Generalforsamling i allmennaksjeselskaper og finansforetak må etter loven gjennomføres ved fysisk møte. Loven oppstiller likevel muligheter til å begrense det fysiske oppmøtet, der særlig allmennaksjeloven § 5-8a, som gir styret anledning til å beslutte at aksjonærene kan delta elektronisk med mindre annet følger av selskapets vedtekter, er aktuell. Et fysisk møte må like fullt avholdes, og bestemmelsen oppstiller ikke en rett for selskapet til å nekte aksjonærer å møte fysisk. Adgangen til å åpne for elektronisk deltagelse forutsetter at selskapet har på plass et betryggende og driftssikkert system, der aksjonærene kan delta, ytre seg og avgi stemme uten hindring. Videre må selskapet på en betryggende måte kunne identifisere aksjonærene som deltar og avgir stemme, f.eks. ved bruk av passord eller annen autentiseringsmetode. Bestemmelsen gjelder tilsvarende for finansforetak som ikke er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap, jf. finansforetaksloven § 8-3 første ledd.

Alternativt oppstiller allmennaksjeloven § 5-8b en adgang for aksjonærer til å avgi stemme skriftlig i en periode forut for generalforsamling og i § 5-3 en adgang til å oppstille krav om at aksjonærer må forhåndsvarsle selskapet om deltagelse innen en gitt frist. Bestemmelsene får også anvendelse for finansforetak som ikke er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap. Begge alternativer forutsetter imidlertid at vedtektene inneholder bestemmelser som åpner for slike reguleringer. 

Basert på det ovenstående, bør allmennaksjeselskaper med mange aksjonærer vurdere å legge til rette for, og oppfordre til, elektronisk deltagelse på generalforsamling. Dersom selskapet skal åpne for elektronisk deltagelse, oppstiller allmennaksjeloven § 5-10 fjerde ledd krav om at innkallingen inneholder spesifikk informasjon om hvordan aksjonærene deltar og mottar nødvendig dokumentasjon i forkant. Selskaper som allerede har innkalt til generalforsamling, må dermed sende ut ny innkalling. Etter allmennaksjeloven § 5-10 annet ledd og 5-11b er fristen for innkalling henholdsvis to uker for vanlige allmennaksjeselskaper og tre uker for børsnoterte selskaper. Tilsvarende gjelder for finansforetak som ikke er organisert som allmennaksjeselskap, jf. finansforetaksloven § 8-3.

Børsnoterte selskaper som skal endre dato for planlagt avholdelse av ordinær generalforsamling må også påse at finansiell kalender oppdateres, og dersom det er sendt ut nøkkelinformasjon om planlagte utbyttebetalinger, må denne endres på tilsvarende måte. 

Dersom muligheten for elektronisk deltagelse ikke benyttes, bør alle selskaper enten i innkalling eller etterfølgende investorskriv gjennom VPS og pr. post oppfordre aksjonærene til å ikke møte fysisk men i stedet benytte seg av mottatt fullmaktsskjema, jf. verdipapirhandelloven § 5-9 tredje ledd. Videre må enhver arrangør sikre at deltagerne kan holde tilstrekkelig avstand til hverandre, f.eks. ved å benytte et lokale med kapasitet til et større antall deltagere. Det bør også etableres regler for å unngå håndhilsning samt legge til rette for bruk av hånddesinfeksjon/såpevask. 

Til tross for at det etter loven gjelder et krav om fysisk møte for de aktuelle foretakene, kan det ikke utelukkes at et generalforsamlingsvedtak fattet uten fysisk møte vil være gyldig, dersom alternativet vil være å gjennomføre et fysisk møte med den konsekvens at selskapet bryter et pålegg gitt av myndighetene. Det må i slike tilfeller foretas en konkret og inngående vurdering av situasjonen.   

Er det adgang til å utsette generalforsamlingen?

Etter allmennaksjeloven § 5-6 og regnskapsloven § 3-1 må generalforsamlingen i allmennaksjeselskap og finansforetak godkjenne årsregnskapene med årsberetning innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår. For foretak med ordinært regnskapsår, innebærer dette at generalforsamlingen må avholdes innen 30. juni. 

Imidlertid må alle banker, kredittforetak, finansieringsforetak og pensjonsforetak sende inn årsregnskap, årsmelding og revisjonsmelding så snart årsregnskapet for 2019 er vedtatt av styret, og senest innen 31. mars 2020. For livs- og skadeforsikringsforetak er fristen 15. april. Videre gjelder det krav om offentliggjøring av årsrapport senest fire måneder etter regnskapsårets utgang for alle børsnoterte foretak, jf. Oslo Børs' løpende forpliktelser punkt 4.5. Av den grunn avholder et stort flertall av finansforetakene og de børsnoterte selskapene generalforsamling i god tid før fristen i juni.

Dersom situasjonen med spredning av koronaviruset vedvarer eller forverrer seg, bør foretakene vurdere å utsette tidspunktet for avholdelse av generalforsamling, med mindre det et svært begrenset fysisk oppmøte kan forventes. Utsettelse innebærer en endring i selskapets finansielle kalender, og krever etter Oslo Børs' løpende forpliktelser punkt 4.6 offentliggjøring straks endringen er besluttet. Videre må det sendes ut ny innkalling i tråd med lovens frister.

Selskaper som ikke avholder generalforsamling innen utgangen av juni vil i prinsippet kunne pådra seg straff, jf. allmennaksjeloven § 19-1. Videre vil det påløpe forsinkelsesgebyr ved manglende innsendelse av årsregnskap innen fristen 31. juli. I ytterste konsekvens vil børsnoterte selskaper kunne strykes fra notering, og foretakene vil kunne tvangsoppløses av tingretten. Dersom manglende fastsettelse av regnskapene kan begrunnes i pålegg fra myndighetene, vil spørsmål om dispensasjon imidlertid kunne være en aktuell problemstilling.

 

Kompetanse

Kontaktpersoner